Privacyverklaring

De verwerkingsverantwoordelijke is Signips B.V., Het Spegelt 12, 5674 CD Nuenen, KvK-nummer 17234831, btw-nummer NL820000954B01. Voor alles rond privacy bereikt u ons via info@signips.com of +31 (0)85 8000 300.

Onze klanten bepalen zelf wat zij op hun schermen tonen. Bevat de content die zij in het CMS plaatsen persoonsgegevens, bijvoorbeeld foto's van medewerkers, agenda-items of feeds, dan is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Signips die content in opdracht van de klant; zie artikel 8.

Bezoek aan deze website. Onze webserver legt het IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina's, het browsertype en de verwijzende pagina vast in een technisch logboek. Wij gebruiken dat logboek alleen om de site veilig en werkend te houden (gerechtvaardigd belang). Wij gebruiken geen analysediensten en geen advertentietrackers.

Contact met ons. Gebruikt u het contactformulier, mailt of belt u ons, dan verwerken wij uw naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht, zodat wij u kunnen antwoorden en opvolgen (precontractuele stappen, gerechtvaardigd belang).

Een demo plannen. Boekt u een demo, dan verwerken wij uw naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, het aantal schermen dat u in gedachten heeft en het gekozen tijdstip, zodat wij de demo kunnen geven en u een agenda-uitnodiging kunnen sturen (precontractuele stappen).

Bestellingen, abonnementen en facturen. Bestelt uw organisatie, dan verwerken wij de gegevens van de organisatie (naam, adressen, btw-nummer, KvK-nummer) en van haar contactpersonen (naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer), de bestelling, de facturen en de betaalstatus. Wij gebruiken die om het abonnement te leveren, te factureren en te ondersteunen (uitvoering van de overeenkomst) en om aan onze fiscale en administratieve verplichtingen te voldoen (wettelijke verplichting). Online betalingen verlopen via onze betaalprovider; wij ontvangen een betalingskenmerk en de status, nooit uw kaart- of bankgegevens.

Klantportaal. In het portaal kunnen de contactpersonen van een klant inloggen met een eenmalige link per e-mail, facturen inzien, het abonnement beheren en support bereiken. Wij verwerken het e-mailadres, de inlogtijdstippen en de uitgevoerde handelingen, om het portaal te leveren en tegen misbruik te beschermen (uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang).

CMS-gebruikersaccounts. Klanten maken in het CMS accounts aan voor hun redacteuren. Per account verwerken wij de naam, het e-mailadres, een gehasht wachtwoord, de instellingen voor tweestapsverificatie als die is ingeschakeld, en inloggegevens (uitvoering van de overeenkomst).

Players en schermen. Iedere player meldt zich ongeveer elke 60 seconden bij onze servers met zijn identificatie, softwareversie, netwerkadres en afspeelstatus, zodat wij hem kunnen bewaken en ondersteunen. Deze meldingen beschrijven apparaten en geen mensen, maar wij beschermen ze met dezelfde zorg.

Support. Vraagt u om hulp, dan verwerken wij de gegevens van uw verzoek en kunnen wij, met uw toestemming, in uw CMS-omgeving kijken om het op te lossen.

Commerciële berichten. Wij kunnen bestaande klanten per e-mail informeren over producten en wijzigingen van Signips (gerechtvaardigd belang); ieder bericht bevat een afmeldlink. Anderen ontvangen zulke berichten alleen nadat zij daarom hebben gevraagd. Wij geven uw gegevens nooit door aan andere bedrijven voor hun marketing.

Deze website plaatst geen analyse- of advertentiecookies en laadt geen trackers van derden. Lettertypen, afbeeldingen en scripts komen van onze eigen servers.

Wij gebruiken alleen wat de site nodig heeft om te werken: een cookie die de door u gekozen taal onthoudt; een inlogcookie voor het klantportaal, dat pas wordt geplaatst nadat u inlogt, niet door scripts kan worden gelezen en na 30 dagen zonder activiteit verloopt; en, terwijl u een online bestelling invult, het concept van uw bestelling in de sessieopslag van uw eigen browser, zodat het bij het herladen van de pagina niet verloren gaat. Geen daarvan wordt met iemand gedeeld.

U kunt cookies verwijderen of blokkeren in de instellingen van uw browser. Het portaal houdt u dan niet ingelogd.

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren, en alleen wat zij nodig hebben:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland): hosting van deze website, de bestel- en portaalsystemen en hun back-ups.
• Google Ireland Limited (Ierland, Google Workspace): het ontvangen en bewaren van de berichten die aan ons worden gestuurd, waaronder die uit het contactformulier.
• Mollie B.V. (Nederland): verwerking van online betalingen en incassomachtigingen.
• De VIES-dienst van de Europese Commissie: validatie van het btw-nummer dat bij het bestellen wordt ingevoerd.
• Vervoerders: naam, afleveradres en telefoonnummer voor het bezorgen en ophalen van hardware.
• Onze accountant en boekhoudsoftware: factuurgegevens, zoals de wet vereist.

De servers waarop het CMS draait en die de meldingen van de players ontvangen, worden binnen de Europese Unie gehost.

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan autoriteiten wanneer de wet ons daartoe verplicht, na een specifiek en gemotiveerd verzoek.

Deze website, het CMS, de bestelsystemen en hun back-ups draaien in Nederland en Duitsland, dus blijven persoonsgegevens normaal gesproken binnen de Europese Economische Ruimte. Twee dingen gaan er wel buiten: correspondentie met een klant die buiten de EER is gevestigd, en externe diensten die een klant zelf aan het CMS koppelt (artikel 7). Verwerkt een leverancier van ons persoonsgegevens buiten de EER, dan gebeurt dat op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of onder haar modelcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar die nodig zijn.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld:

• Webserverlogboeken: maximaal 60 dagen.
• Berichten via het contactformulier en e-mail: zolang nodig om uw verzoek af te handelen, en maximaal twee jaar na het laatste contact.
• Demoboekingen: 12 maanden na de demodatum.
• Bestellingen, facturen, abonnements- en betaalgegevens: zeven jaar na afloop van het boekjaar, zoals de Belastingdienst vereist.
• Portaal- en CMS-accounts: voor de duur van het abonnement en tot 12 maanden na afloop, tenzij de klant ons vraagt een account eerder te verwijderen.
• Klantcontent in het CMS: verwijderd binnen 30 dagen na het einde van het abonnement.
• Back-ups: 14 dagen bewaard, daarna overschreven.

Na afloop van een termijn verwijderen wij de gegevens of maken wij ze anoniem.

Alle verbindingen met deze website, het portaal en het CMS zijn versleuteld (TLS). Inloggen op het portaal gaat met eenmalige links in plaats van wachtwoorden; CMS-wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en tweestapsverificatie is beschikbaar. Toegang tot systemen en gegevens is beperkt tot de mensen die dat voor hun werk nodig hebben, servers ontvangen beveiligingsupdates automatisch, en back-ups worden elke nacht gemaakt en binnen de Europese Unie bewaard.

Raakt een beveiligingsincident uw gegevens toch op een manier die u waarschijnlijk in gevaar brengt, dan informeren wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens zoals de wet vereist.

Het CMS kan content tonen uit externe diensten die een klant zelf koppelt, zoals YouTube, agenda's, social media of datafeeds. Koppelt u zo'n dienst, dan verwerkt de aanbieder daarvan gegevens onder zijn eigen voorwaarden en privacybeleid, mogelijk ook buiten de Europese Economische Ruimte.

De YouTube-functie maakt gebruik van YouTube API Services. Door die te gebruiken gaat u akkoord met de servicevoorwaarden van YouTube, en op de gegevens die Google verwerkt is het privacybeleid van Google van toepassing. U kunt de toegang van het CMS tot uw Google-gegevens op ieder moment intrekken op de beveiligingsinstellingenpagina van Google.

Alles wat een klant via het CMS publiceert, valt onder de verantwoordelijkheid van die klant. Bevat het persoonsgegevens, dan is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en Signips de verwerker. Wij verwerken die content uitsluitend om haar op te slaan, te verzenden en te tonen zoals opgedragen, binnen de Europese Unie, en wij verwijderen haar binnen 30 dagen na het einde van het abonnement.

Een verwerkersovereenkomst die dit vastlegt, inclusief de betrokken subverwerkers, is op verzoek verkrijgbaar via info@signips.com.

Staat u op een scherm van een van onze klanten en heeft u daar vragen over, neem dan eerst contact op met die organisatie; wij helpen onze klanten bij het beantwoorden.

U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken, ze in een overdraagbaar formaat te ontvangen en een gegeven toestemming in te trekken. Stuur uw verzoek naar info@signips.com. Om te voorkomen dat wij uw gegevens aan iemand anders geven, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door te schrijven vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is; een kopie van uw identiteitsbewijs vragen wij niet.

Wij antwoorden binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan dat tot twee maanden langer duren; wij laten het u weten als dat het geval is.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen over u, en onze diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze diensten of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op signips.com/privacy en wezenlijke wijzigingen kondigen wij per e-mail aan onze klanten aan. Deze versie geldt vanaf 17 september 2026 en vervangt de eerdere verklaring.